Affichage de poste # : 1797-23
Résumé des fonctions
L’adjointe exécutive/adjoint exécutif (AE) est chargé(e) de fournir un soutien et des services administratifs professionnels et confidentiels à la/au(x) membre(s) désigné(e)(s) de l’équipe de direction et de s’occuper des fonctions quotidiennes qui font partie du rôle de la/du(des) dirigeant(e)(s) désigné(e)(s), permettant à cette/ce(s) dernière/dernier(s) de se concentrer sur les fonctions de direction et de stratégie de premier plan. Les responsabilités comprennent : la gestion de calendriers complexes, la gestion des courriels, le suivi, le développement et la direction de l’amélioration des processus, la coordination des réunions et des événements d’affaires, y compris le soutien à l’élaboration de l’ordre du jour, la coordination de toute la logistique, la rédaction de procès-verbaux appropriés et le suivi. L’AE optimise le temps de l’équipe de direction en hiérarchisant les messages et en gérant les communications entrantes afin de réduire les interruptions du flux de travail de la direction, tout en accordant une attention particulière aux détails, aux changements de priorités et à toute question urgente et à haut risque qui pourrait survenir. L’AE est chargé(e) de diriger les tâches et les projets qui lui sont confiés et d’encadrer les nouveaux AE et les membres de l’équipe d’assistants administratifs.
Ce poste convient particulièrement à une personne diplomate, énergique, organisée et communicante, qui s’épanouit dans un environnement rapide et diversifié, et qui possède une expérience significative dans une fonction comparable en tant qu’adjointe administrative/adjoint administratif. Cette personne sera compétente dans les opérations commerciales et les fonctions comptables. Elle possédera les compétences et la capacité de préparer et d’examiner des rapports sur les informations financières.
Heures de travail
Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine)
Endroit
- North Bay, ON
Taux horaire
D’un minimum de 24,51 $ à un maximum de 31,29 $ de l’heure. Le salaire correspondra à l’éducation et à l’expérience.
Date de fermeture des candidatures
Cette publication restera ouverte jusqu’à ce que le poste soit rempli
Exigences
- Diplôme d’études collégiales en administration de bureau comme adjoint.e de direction ou baccalauréat dans un domaine connexe
- Trois (3) années d’expérience de travail directe ou cinq (5) années d’expérience de travail connexe au niveau d’adjoint.e de direction
- Fortes compétences en communication verbale et écrite
- Excellentes aptitudes organisationnelles et relationnelles et capacités à résoudre les problèmes
- Compétences informatiques approfondies avec une maîtrise avérée de l’utilisation des produits Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive) ; l’expérience de diverses applications d’entreprise (approvisionnement, gestion des documents, bases de données financières, rapports d’incidents) est considérée comme un atout
- Expérience avérée de la relecture, de la correction et du formatage de documents pour en assurer l’exactitude et le professionnalisme
- Connaissance et compréhension des budgets et des rapports financiers
- Une bonne connaissance des exigences en matière de rapports du MSESC, de Santé Canada et d’autres ministères est un atout
- La connaissance et la compréhension des obligations de responsabilité et de transparence du secteur parapublic constituent un atout
- Une expérience dans la préparation de projets de contrats et d’accords à l’aide des modèles disponibles constitue un atout
- Connaissances approfondies en matière de planification des réunions, d’établissement des calendriers, de préparation des ordres du jour, des notes d’information et d’autres documents de soutien, le cas échéant, ainsi que de rédaction de procès-verbaux professionnels
- Flexibilité pour assister aux réunions et voyager de façon planifiée et sur court préavis
- Capacité d’être un membre efficace de l’équipe mais de travailler de façon autonome
- Excellente connaissance des procédures administratives/de bureau et capacité d’utiliser le matériel de bureau courant
- Engagement avéré envers la santé et la sécurité sur le lieu de travail, volonté de prendre une part active et décisive à une culture de la sécurité et de la prévention des événements néfastes pour la santé des clients, de leurs familles et de leurs aidants, des collèges, des membres de la communauté, et pour la sienne propre
- Fait preuve de professionnalisme en matière de situations et de renseignements hautement confidentiels
- Les candidates et les candidats retenus seront appelés à fournir :
- Preuve de leur admissibilité à travailler au Canada
- Permis de conduire valide de l’Ontario et disponibilité d’un véhicule fiable; assurabilité en vertu de la police d’assurance automobile de l’organisme
- Vérification du casier judiciaire, y compris vérification aux fins de travail dans le secteur vulnérable
- Préférence accordée aux candidats ou candidates bilingues (français/anglais)
Parmi les conditions d’emploi à respecter, le candidat doit fournir une preuve qu’il a reçu deux doses de vaccin contre la COVID-19. Mains Le Réseau d’aide aux familles prendra des mesures d’adaptation raisonnables en milieu de travail, sans contrainte excessive, si le candidat est exempté de la vaccination en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. On peut consulter la politique en matière de vaccination contre la COVID-19 de Mains Le Réseau d’aide aux familles et les méthodes qui s’y rapportent sur notre site web : https://lereseaudaideauxfamilles.ca/wp-content/uploads/2022/02/COVID-19-Vaccination-Policy-and-Procedures-FR-R-10.20.21.pdf
Processus de demande
Mains LeReseaudaideauxfamilles.ca est un employeur qui souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et qui reconnaît l’importance de la diversité, de la dignité et de la valeur de chaque personne en milieu de travail. Mains offre des mesures d’adaptation pour les candidates et les candidats handicapés dans ses processus de recrutement. Si Mains vous contacte concernant une possibilité d’emploi et que vous avez besoin d’accommodements, veuillez nous en aviser avant l’entrevue.
Nous remercions toutes les personnes intéressées, mais nous communiquerons uniquement avec celles qui auront été sélectionnées pour une entrevue.
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et votre lettre de présentation, en mentionnant le numéro du concours, soit le #1797-23 au :
Service des ressources humaines
Mains LeReseaudaideauxfamilles.ca
391, rue Oak Est
North Bay, Ontario P1B 1A3